AI-specialist inhuren of een AI-bureau: wat past bij je bedrijf

Je wilt AI in je bedrijf, je hebt geen IT-afdeling en je moet kiezen wie het gaat bouwen. Grofweg zijn er drie routes: zelf doen met een abonnement op ChatGPT of een vergelijkbare tool, een freelance AI-specialist inhuren, of een AI-bureau nemen. Alle drie werken, voor verschillende bedrijven.

Wij zijn zelf een bureau, dus neem onze mening met die kennis in je achterhoofd. We proberen hieronder eerlijk te zijn over waar een freelancer of de zelf-route de betere keuze is.

Route 1: zelf doen

Een zakelijk abonnement op een AI-assistent kost een paar tientjes per gebruiker per maand. Daarmee schrijf je sneller mails, vat je documenten samen en zet je ideeën op papier. Voor een bedrijf dat nog niet met AI werkt is dat de juiste eerste stap, en die heeft geen bureau nodig.

De grens komt zodra het werk moet doorlopen als jij er niet bij zit. Een assistent in een browservenster beantwoordt geen WhatsApp om elf uur 's avonds en zet geen afspraak in je agenda. Daarvoor moet iets gekoppeld worden aan je systemen, en dat is bouwwerk. In ChatGPT zakelijk gebruiken staat precies waar die grens ligt.

Route 2: een AI-specialist inhuren

Een goede freelancer kan in korte tijd veel bouwen. Je betaalt per uur of per project, hebt direct contact met degene die het maakt en er zit geen bureaumarge tussen. Voor een duidelijk afgebakende klus is dat vaak de goedkoopste route.

Let wel op drie dingen.

Wie houdt het draaiend?

Een AI-systeem is nooit af. Een leverancier verandert zijn API, Meta past de regels voor WhatsApp-berichten aan, een token verloopt na zestig dagen. Wij hebben in één maand meegemaakt dat een koppeling met LinkedIn stopte omdat de toegangssleutel verliep, en dat een advertentie-API een nieuwe versie eiste. Niets daarvan is moeilijk op te lossen, maar iemand moet het merken en het oplossen. Vraag een freelancer hoe dat na de oplevering geregeld is.

Wat als hij weg is?

Vakantie, ziekte of een groter project bij een andere klant. Bij één persoon zit alle kennis in één hoofd. Vraag of de code, de toegangsgegevens en de uitleg op een plek staan waar jij bij kunt.

Bouwen of ook verkopen?

Veel specialisten zijn sterk in techniek en minder in de vraag wat je bedrijf ermee moet. Als je zelf precies weet wat er gebouwd moet worden, is dat geen probleem. Weet je dat nog niet, dan betaal je uren voor het uitzoeken.

Route 3: een AI-bureau

Een bureau is meestal duurder per uur dan een freelancer. Daar staat tegenover dat er meer dan één persoon je systeem kent, dat onderhoud vaak in de prijs zit en dat er iemand meedenkt over wat het moet opleveren.

Bureaus verschillen onderling veel. Er zijn IT-consultants met AI als een van zes afdelingen, softwarehuizen die vooral grote organisaties bedienen, en kleinere bureaus die zich op het MKB richten. Vraag dus wat ze bouwen, en voor wie ze dat meestal doen. Een bureau dat gewend is aan trajecten van een half jaar met een stuurgroep, past slecht bij een bedrijf van acht man dat volgende week minder telefoontjes wil missen.

Bij ons werkt het zo: na een gesprek van een half uur bouwen we één afgebakend stuk, vaak binnen 48 uur. Dat draai je twee weken gratis in je eigen bedrijf. Daarna betaal je een vast bedrag per maand, inclusief onderhoud. Media Meiden schreef in hun Google-review dat we hen in ongeveer 60% van alle werkzaamheden hebben ontzorgd. Zulke cijfers krijg je pas als iemand het systeem na de oplevering blijft bijsturen.

Wat ze allebei van jou nodig hebben

Welke route je ook kiest, het resultaat hangt voor een groot deel af van wat jij aanlevert. De projecten die bij ons het snelst live gaan, hebben drie dingen gemeen.

Ten eerste is er één persoon aan jouw kant die beslist. Als elke keuze langs drie mensen moet, duurt een systeem van twee dagen ineens twee maanden. Ten tweede zijn de toegangen geregeld: een beheerdersaccount voor de agenda, het CRM of WhatsApp Business, op naam van jouw bedrijf. Laat een bouwer nooit accounts op zijn eigen naam aanmaken voor jouw zaken, want dan ben je ze kwijt als je uit elkaar gaat. Ten derde zijn er voorbeelden. Tien echte klantvragen met het antwoord dat jij zou geven, zeggen meer dan een document van twintig pagina's over je tone of voice.

Een rekenvoorbeeld

Stel, je wilt een WhatsApp-assistent die vragen beantwoordt en afspraken inplant. Met ronde, verzonnen getallen ziet de vergelijking er ongeveer zo uit:

Reken voor jezelf uit hoeveel uur er na de oplevering per maand in onderhoud gaat. Bij systemen die met klanten praten is dat zelden nul. Tel je die uren mee, dan ligt het verschil tussen de twee routes vaak dichter bij elkaar dan het uurtarief doet vermoeden. Wat bureaus in Nederland ongeveer rekenen, staat in wat kost een AI agency.

Vijf vragen die je iedereen stelt

1. Kun je een systeem laten zien dat nu live draait bij een klant, en mag ik die klant bellen?
2. Wie merkt het als er 's nachts iets stopt, en hoe snel is het opgelost?
3. Van wie zijn de code en de accounts als we stoppen?
4. Waar staan de gegevens van mijn klanten, en wie kan erbij?
5. Wat gebeurt er als de AI een vraag krijgt die hij niet kan beantwoorden?

Op de laatste vraag hoort een concreet antwoord te komen, zoals "dan gaat het gesprek naar jouw telefoon met een samenvatting erbij". Een antwoord als "dat gebeurt bijna nooit" is een slecht teken.

Onze aanbeveling

Begin zelf met een abonnement als je AI nog nooit gebruikt hebt. Neem een freelancer als je precies weet wat er gebouwd moet worden en iemand in huis hebt die het daarna kan bijhouden. Neem een bureau als het systeem met je klanten gaat praten, als het moet blijven werken terwijl jij met iets anders bezig bent, of als je nog niet weet waar je moet beginnen.

Twijfel je, dan is een gesprek van een half uur genoeg om te zien welke route bij je past. Ook als dat niet wij zijn. Je vindt ons op ons kantoor in Den Haag, in Amsterdam of online via de homepage van ons AI agency.

Veelgestelde vragen

Verder lezen: wat kost een AI agency · AI-bureau Den Haag · terug naar de kennisbank